Image : depositphotos 62763737 @andrewgenn
Réunionite en milieu managérial!
C’est votre 4 ème réunion de la journée et vous trainez des pieds pour y aller…
Vous n’avez aucune idée sur l’objet de cette réunion.. Vous vous demandez pourquoi vous y êtes convié… vous pensez à tout le travail qui vous attend encore et que vous aimeriez bien terminer aujourd’hui… vous baillez déjà rien qu’en pensant que vous allez passer 3 heures enfermé dans une salle avec un animateur de réunion qui n’a de l’animateur que son nom….
Il vous arrive de terminer votre journée de travail sans avoir avancé sur les priorités fixées la veille et tout en ayant une nouvelle liste de sujets à gérer confiés lors des 5 réunions du jour….
Votre état est grave…mais votre mal est désormais connu!
Vous êtes atteint d’une affection aiguë se propageant dans les organisations dés lors qu’elles pensent qu’avoir moins de 80% de son agenda bloqué pour des réunions est une preuve de paresse et de manque d’engagement dans la vie de l’entreprise!
Et pourtant… dans certaines organisations, cela semble être un train de fonctionnement normal dont tout le monde « souffre », se plaint mais que personne, ou très peu, ne remet(tent) en question.
Si vous n’appréciez pas ce fonctionnement, commencez par éviter à votre équipe d’être contaminée et de vivre la même chose!
Il y a et il y aura toujours plein de raisons pour initier des réunions: nouveaux enjeux, projets de refonte de tel ou tel système, mise en place de plans d’actions, communication sur les états d’avancement, chantier de travail sur tel ou tel projet… mais n’oublions pas que:
Trop de priorités tue LA priorité!
Si manager une équipe requiert de passer du temps sur le terrain, proche du quotidien des membres de son équipe, de les accompagner et les booster .. Etc il est important de repenser l’investissement temps de ces dits managers notamment quand il s’agit de la proportion temps d’action/ temps de réunion.
Faites donc de vos réunions des moments attendus, riches et efficaces!
Voici une petite sélection de 8 attitudes clés, à toujours garder dans son trousseau:
1- Communiquez en amont, prévenez! Les réunions SURPRISES, assez souvent, en plus de chambouler l’organisation de la journée, n’annoncent pas de très bonnes nouvelles. Evitez donc que toutes vos réunions soient des réunions surprises.
2- N’invitez que les gens concernés et indispensables! Demandez à votre amie fan de Yoga et de points de croix et pas du tout férue de sport ce qu’elle pense de passer 2 heures de son temps à regarder un match du super bowl.. Je pari que le mot supplice pourra faire partie de sa réponse…
3- Deux questions essentielles: pourquoi j’organise cette réunion? De combien de temps j’aurais besoin pour atteindre cet objectif? Les réunions peuvent être informatives, de prise de décision, de consultation… etc pensez à bien identifier les objectifs de votre réunion, estimez le temps que cela nécessite et encore une fois, n’oubliez pas d’en informer les participants. S’ils sont invités à cette réunion, il y a de fortes chances qu’ils soient concernés par l’objet de la réunion 😉 permettez leur aussi de préparer leur participation ( questions à poser, des infos à partager…)
4- Soyez ponctuel à votre propre réunion. Voire en avance pour préparer votre salle et accueillir les participants. La technique d’arriver le dernier à la réunion pour faire sa star est vraiment has been !
5- Rappelez l’objet et l’objectif de la réunion, tenez-vous-y et… surtout soyez intègre! Feindre prendre l’avis de l’équipe pour une prise de décision qui a déjà eu lieu est une manipulation qu’on démasque facilement. Une manipulation qui créée bien plus de frustrations et de tracas qu’une annonce de décision avec honnêteté et transparence. C’est bien mieux pour l’esprit de confiance qui doit régner dans votre équipe.
6- Votre réunion avait un objectif précis, rappelez-vous en et sortez de votre réunion avec une réalisation et les next steps clairs pour vous et surtout pour vos collaborateurs. Si en sortant de la réunion la question suivante est posée: « ok, et donc qu’est-ce qu’on attend de nous maintenant? », sachez que votre investissement temps n’a pas servi à grand-chose…
7- Vous avez déjà fixé un plan de marche avec votre équipe lors de la dernière réunion? Souvenez-vous-en avant de rajouter une énième action à qualifier de prioritaire. Sachez jauger la charge de travail confiée à votre équipe et ajustez les priorités s’il le faut. Votre équipe vous en remerciera et redoublera d’effort si, elle a la certitude que son manager est ambitieux mais réaliste. Qu’il lui porte de la considération et la soutient.
8- Impliquez les membres de votre équipe dans les échanges et faites les participer en évitant le piège du « chouchou » et de la « bête noire ». Soyez juste dans la gestion des interventions et Exit les aprioris. L’adhésion de celui que vous interrompez systématiquement pour laisser parler votre grand Chouchou n’est certainement pas acquise!
Avoir des affinités, rassurez-vous: c’est normal! Ne pas les laisser à l’entrée du bureau et les étaler au vu de tous dans un milieu professionnel l’est beaucoup moins.
Bien sûr il ne s’agit là que d’une sélection d’attitudes et de principes à avoir quand on est manager amené à animer des réunions. L’animation de réunions, quant à elle, est une discipline à part entière qui mérite un plus large éclairage. ( à traiter à l’occasion de prochains articles peut être..?)
Enfin, si dans votre organisation il vous parait difficile de toujours appliquer ces règles, dites-vous que chaque grand changement commence par un petit pas infime. A votre échelle, si vous arrivez à faire parapluie pour votre équipe et à leur épargner des réunions inutiles et non préparées, si vous arrivez à animer des réunions efficaces et à bien juger les priorités qui sont à votre main, ce serait déjà ça de gagné!
Bonnes réunions!
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